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档案管理办法

发表时间: 2020-11-15 17:38:08

作者: 制度建设办公室

来源: 制度建设办公室·

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为了加强医院档案工作,确保档案的完整正确、系统、安全,提高档案科学管理水

平,充分发挥档案在医院发展中的作用,根据《中华人民共和国档案法》和有关档案管

理规定,按照统一领导、分级管理的原则,现结合我院实际,制定本办法。 

本办法所称医院档案,是指在医院工作中从事医疗、教学、科研、药品管理、卫生

行政管理以及其他各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及不同载

体、不同形式的历史记录。 

第一章档案管理的职责 

第一条 档案室的基本职能负责管理医院各类行政、人事、文书、会计、科技档案

工作,并对各职能科室的档案工作负有检查、指导、协调、服务。各职能科室负责本科

室档案资料的收集、保管、整理和移交工作。 

第二条 档案室的基本任务:贯彻执行上级有关档案工作的法律、法规、方针、政

策和规定。负责建立健全本院档案工作的各项规章制度,负责本院形成的全部档案及有

关资料的接收、整理、分类、鉴定、归档、保管。负责编制各种档案检索工具,积极开

发利用档案信息资源,开展档案信息交流,提供查阅服务。 

第二章档案材料的形成、积累和归档 

第三条 各职能科室要按照文件材料的形成、积累和归档制度,确保医疗、教学、

科研、药品管理、行政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档。 

第四条 在科研成果、基建工程等项目进行鉴定验收时,档案工作人员应对归档的

文件材料进行检查。 

第五条 各职能科室的文件材料由科室按归档范围、保管期限和文件材料的自然形

成规律系统整理后,经科室负责人检查,并填写移交单一式二份,按规定时间向档案室

移交。科研、基建、设备、会计、声像档案分别由主管部门档案管理人员按有关的规范

要求整理立卷,编排张号,填写卷内目录和案卷标题,经科室负责人检查装订后向档案

室移交。 

第六条 人力资源部和各职能科室,应建立健全人事档案材料归档制度,及时向档

案室提供新形成的人事档案材料。在形成材料后的一个月内,按要求将材料送交归档。

人力资源部,应根据工作需要,适时布置填写干部履历表、自传等,及时补充档案内容。 

                                                                                                                                                       党政管理  

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第七条 文书档案的归档范围,凡是反映本单位工作活动,具有查考利用和保存价

值的文件材料均属归档范围。 

(一)上级机关的文件材料 

1.上级机关召开的会议需要贯彻执行的重要文件; 

2.上级机关颁发的属于本单位主管业务并要执行的文件,以及普发的非本单位主管

业务,但需要贯彻执行的法规性文件; 

3.党和国家领导人、上级机关领导等视察本单位工作时的重要指示、讲话、题词和

有保存价值的声像材料;有关业务机关对本院工作检查形成的重要文件材料; 

4.代上级机关草拟并被采用的文件底稿和印本; 

5.上级机关转发本单位工作情况(包括报纸、刊物)的文件。 

(二)本单位的文件材料 

1.凡是医院党、政、工、团、纪检、人事、保卫、财会、基建、医、教、研等组织

机构和临时机构形成的具有保存价值的收、发文、会议文件、会议记录、纪要、各类统

计报表、出版物原稿和样本等文件材料,以及反映医院工作活动的照片、录音、录像等

材料,均应收集齐全,立卷归档。医院召开的党代会、职代会、团代会全套文件,以及

有保存价值的声像材料; 

2.本单位党委、行政领导会议记录、纪要,本单位召开的重要的工作会议、专业会

议文件材料; 

3.本单位颁发的(包括转发及与其他单位联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印

制稿、重要文件修改稿; 

4.本单位的请示与上级机关的批复、科室重要请示与单位领导批复; 

5.本单位及其各科室形成的工作规划、计划、总结、报告; 

6.反映本单位业务活动和科学技术管理的材料(突发或重大事件的抢救工作记事、

总结;巡回医疗、医疗合作中形成的合同、聘书、总结;疾病防治专题材料); 

7.本单位汇总的医疗、人事、财务等情况的统计报表和统计分析资料; 

8.本单泣形成的财务工作计划、预决算、报告、审计文件材料; 

9.本单位党委、纪委、工会、团委和内部组织机构在工作活动中形成的重要材料;

 

10.内容重要的人民来信、来访材料(包括医疗事故、医疗纠纷),领导的指示和本

单位处理人民来信、来访形成的记录、调查分析、鉴定处理报告、协议、经验教训及整

改意见等材料; 

11.单位领导人公务活动形成的重要文件、电话记录,从外单位带回的与单位有关

的未经文书处理登记的文件材料; 

12.有关区域变化、解决地界、产权纠纷、征用土地以及本单位基建总平面图、总

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体规划图、房地产权、执照和移交产权的有关材料; 

13.本单位及各科室成立、合并、撤消、更改名称、启用印章及人员编制等文件材

料; 

14.本单位及职能科室制订的工作条例、规章制度、操作规程、质量标准等文件材

料; 

15.本单位历史沿革、大事记,反映本单位重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉

证书以及有纪念意义的凭证性的实物、照片、录音、录像等材料; 

16.本单位院科两级干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任以及党员、

团员、干部、工人名册、报表、纪律检查、治安保卫以及职工的录用、调资、离退休、

退职、死亡、干部奖惩等文件材料; 

17.本单位及本单位办理的干部、工人的工资转移,行政、党、团、工会组织介绍

信及存根; 

18.本单位财产、物资档案的交接凭证清册; 

19.本单位编印的情况反映,简报、出版物等定稿和印稿; 

20.本单位与外单位签订的各种合同、协议书等文件材料; 

22.本单位外事活动中形成的请示、报告、批复、考察总结、会议纪要、记录、声

像材料,有参考价值的资料以及来往信件等。 

(三)医疗技术方面的文件材料 

1.医疗技术的法令、标准及各项规章制度。 

2.医疗计划、总结。 

3.各类报表和统计分析资料(包括计算机盘片等)。 

4.医疗技术常规、操作规程、质量标准等文件。 

5.医疗质量调查和监督检查中形成的文件。 

6.突发事件、传染病暴发流行抢救工作记事、照片、录像、总结等文件材料。 

7.医疗事故或医疗纠纷的来信来访、调查分析、医疗事故鉴定书和处理意见。 

8.新业务、新技术的鉴定及实施中形成的文件材料。 

9.本单位开展医疗合作形成的协议书、合同、聘书等。 

第八条 人事档案 

1.统一布置填写的干部履历表、自传、年度考核表; 

2.更改姓名、民族、出生日期、参加工作时间等工作中形成的有关材料:个人申请、

组织审查及所依据证明材料、上级批复等材料; 

3.干部提拔、任免、考察工作中形成的干部任免审批表、考察材料; 

4.中国共产党入党志愿书(已批准转正的)、入党申请书、入党转正申请、自传、

                                                                                                                                                       党政管理  

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综合性政审材料及有关的证明;党员登记表,民主评议党员登记表;民主评议党员中认

为不合格的党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料;取消预备党员资

格的组织意见、退党材料; 

5.加入民主党派的有关材料; 

6.纪律检查、监察等部门工作中形成的材料:处分决定,免予处分的意见,上级批

复,本人检查、交待、对处分决定的意见,撤消处分的有关材料,通报批评材料;复查

甄别报告、决定(结论),上级批复; 

7.国民教育、成人教育(大、中专)考生登记表、入学考试成绩、学生登记表、学

习成绩表、鉴定表、毕业生登记表、外语水平或学科综合水平考试、论文答辩评审表,

学历、授予学位证明材料、培训结业成绩等; 

8.评审专业技术职称(资格)和聘任专业技术职务工作中形成的材料:专业技术职

务任职资格评审表、申报表等; 

9.各种表彰、奖励、出席会议代表形成的审批表、呈报表及嘉奖通报材料; 

10.干部、工人录用、聘用工作中形成的审批表、合同书、协议书,续聘、解聘和

辞退、辞职审批材料等; 

11.办理工资、待遇等工作中形成的转正定级审批表、工资变动审批表、享受专家

特殊津贴的呈报表、提前晋升工资审批表等; 

12.办理因公出国(境)审批工作中形成的:因公出国(境)审批表、备案表,在

国外工作、学习情况材料或鉴定材料; 

13.独生子女保健优待申请审批表、确定工伤致残的材料、办理丧事活动中的悼词

(生平简介)、死亡通知、法院判决书、离婚材料等。 

第九条 科技档案的归档范围 

(一)科研档案 

1.科研课题:开题报告、专题讨论会记录、申请审批、任务书、协议、合同、研究

报告、试验报告(包括阶段小结)、鉴定申请、鉴定意见、鉴定证书、推广应用情况、

推广应用证明、奖励申报书、奖励证书; 

2.专利申请书、权利要求书、说明书、专利证书、专利推广应用材料; 

3.与科研、专利有关的实物、样品、声像材料; 

4.本单位专业技术人员在国家级刊物上发表的论文、论著和印本。 

(二)设备仪器档案 

凡价值五万元以上的设备仪器均属归档范围。 

l.设备购置可行性论证报告、效益分析、申请审批单、合同、协议; 

2.设备验收情况记录; 

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3.随机文件:图纸、说明书、合格证、装箱单、配件、安装规程、操作规程等全部

材料; 

4.安装调试、运行记录; 

5.保养维修记录、事故或故障处理记录; 

6.转让或报废材料。 

(三)基建档案 

1.基建文件部分 

建设用地批准文件;基建计划批准文件;初步设计及有关部门审批文件;工程招标

文件;拆迁有关文件;工程测量及勘探材料;重要设备产品型号、规格明细表;工程竣

工总结;照片、录音、录像材料;设计概算及工程施工决算书。 

2.施工技术资料部分 

施工执照;投标文件;施工中图纸会审记录、纪要;原材料及施工试验记录;地下

管线及其它地下隐蔽工程平面位置及竣工测量资料;重要的设计变更记录和施工技术决

定;隐蔽工程和结构工程验收记录;竣工验收证明或工程鉴定书。 

3.竣工图部分 

总体布置图、位置图;建设用地范围内的各种地下管线工程。综合平面图、系统图;

各土建专业和有关专业的设计总体说明书;建筑图(包括平、立、剖面图);结构图;

设备图;电气图及其它应归档的图纸。 

第十条 会计档案 

1.凭证:原始凭证、记帐凭证等; 

2.帐簿:日记帐、总帐、明细分类帐、现金出纳帐、银行存款帐; 

3.报表:月报、季报、年报与分析; 

4.其他:会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。 

第十一条 声像档案 

凡是反映本院重要活动和工作成果的录音、录像、光盘、照片都在归档之列。 

1.上级领导视察、检查本院工作; 

2.本院重大活动、重要会议、重要事件、重大事故等; 

3.医院举办的文体活动; 

4.与其它载体有密切联系,具有保存价值的照片、录音、录像及光盘等。 

第十二条 归档时间 

各职能科室的文书档案应在四月底以前将上年度归档范围内的文件材料整理后移

交档案室;科技档案应在项目完成后两个月内按规定整理齐全立卷归档;声像档案按年

度归档。 

                                                                                                                                                       党政管理  

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第十三条 几个单位协作完成的科研项目由主办单位保存一整套档案,协作单位除

保存与自己承担任务有关的档案正本之外,应将复制本送交主办单位归档保存。 

第十四条 个人在从事各种职务活动中形成的各种载体形式的文件材料,必须按照

规定向本单位档案室归档,任何人不得据为己有或者拒绝归档。 

第三章档案的管理 

第十五条 档案室对接收的档案进行分类、排列、登记、编目及必要的加工整理。

档案室对接收的档案,按照有关规定进行鉴定,划分保管期限。 

第十六条 档案室要建立保密、保管、借阅、统计、鉴定销毁等管理制度。 

第十七条 医院为保管档案设专用档案库房,要有防盗、防火、防潮、防强光、防

污染、防虫、防鼠、防高温八防措施,并指定专人管理,保证档案安全,延长档案寿命,

实现档案管理制度化、程序化、规范化、信息化。 

第四章档案的利用 

第十八条 为了充分发挥档案的作用,根据《档案法》有关规定,积极开发档案信

息资源。 

第十九条 档案工作人员要为利用者提供必要的检索工具和参考资料。 

第二十条 档案部门积极开展档案信息的二次加工,汇编参考资料。 

第五章附则 

第二十一条本《暂行办法》由党群部负责解释。 

第二十二条本《暂行办法》自下发之日起实行。 


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